Política de privacidad
Este documento explica qué datos personales tratamos, con qué finalidad y bajo qué condiciones, tanto en vortex.adnsoftsas.com como en las aplicaciones móviles de ADN Vortex.
Quién es el responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales es ADN SOFT S.A.S. («ADN Vortex», «nosotros»), sociedad comercial colombiana identificada con NIT 902094914-1, con domicilio principal en Calle 64 G # 90 A - 95, Bogotá D.C., Colombia y sede en Calle 49 # 8-06, Soacha, Cundinamarca, Colombia.
Para cualquier asunto relacionado con este documento o con tus datos personales, escríbenos a info@adnvortex.com.
A quién aplica
Esta política aplica a tres tipos de persona:
- Visitantes del sitio web, que navegan o nos escriben por un formulario.
- Usuarios de nuestras aplicaciones móviles, que inician sesión con una cuenta.
- Personas cuyos datos trata un cliente nuestro en nuestra plataforma. En ese caso el cliente es el responsable y nosotros actuamos como encargado: el cliente define las finalidades y nosotros tratamos los datos siguiendo sus instrucciones.
Qué datos tratamos
Tratamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio:
| Categoría | Datos | Para qué |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre, correo, teléfono, empresa y cargo | Crear y administrar tu cuenta, atender solicitudes y facturar |
| Autenticación | Credenciales cifradas, tokens de sesión, registros de acceso | Dar acceso seguro y detectar accesos indebidos |
| Ubicación | Coordenadas, velocidad, rumbo y marca de tiempo del dispositivo o del teléfono | Prestar el servicio de rastreo y generar los reportes contratados |
| Telemetría del equipo | Estado de encendido, batería, combustible, temperatura, entradas y salidas | Monitoreo de activos y generación de alertas |
| Multimedia | Fotografías, video y firmas capturadas en la app de campo | Evidencia de entrega, inspecciones y soporte de eventos |
| Uso del servicio | Páginas vistas, acciones en la plataforma, errores | Operar, depurar y mejorar el producto |
| Dispositivo | Modelo, sistema operativo, versión de la app, identificador de instalación | Compatibilidad, soporte técnico y seguridad |
| Facturación | Datos tributarios y de pago del cliente corporativo | Emitir facturas y cumplir obligaciones contables |
No tratamos datos sensibles (origen racial, salud, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos para identificación) salvo que un cliente los cargue en su propio espacio, bajo su responsabilidad y con la autorización que la ley le exige.
Ubicación en segundo plano
Algunas de nuestras aplicaciones —en particular la aplicación destinada a conductores y personal en campo— recogen la ubicación del dispositivo incluso cuando la aplicación está cerrada o no se está usando.
Esto es necesario porque el servicio contratado por el empleador o la empresa de rastreo consiste precisamente en conocer la posición del vehículo o del activo durante toda la jornada, no solo mientras alguien mira la pantalla del teléfono.
- La recolección en segundo plano solo ocurre tras un consentimiento expreso, otorgado en el propio dispositivo mediante el permiso del sistema operativo.
- Antes de solicitar ese permiso, la aplicación muestra un aviso destacado que explica qué se recoge y para qué.
- El permiso puede revocarse en cualquier momento desde los ajustes del sistema operativo, sin necesidad de contactarnos.
- Si se revoca, la aplicación deja de reportar posición; el resto de funciones puede seguir operando de forma limitada.
- La ubicación en segundo plano no se usa para publicidad, no se vende y no se comparte con terceros distintos de los indicados en esta política.
Si eres trabajador y tu empleador contrató el servicio, él es el responsable del tratamiento: define la finalidad, el horario de monitoreo y el tiempo de conservación. Nosotros tratamos esos datos siguiendo sus instrucciones.
Con qué fundamento legal
Según el caso, tratamos los datos con base en:
- Tu autorización, cuando la ley la exige (por ejemplo, para la ubicación en segundo plano o para comunicaciones comerciales).
- La ejecución de un contrato, cuando el tratamiento es necesario para prestarte el servicio que contrataste.
- El cumplimiento de una obligación legal, en materia tributaria, contable o de atención a requerimientos de autoridad.
- Nuestro interés legítimo en mantener la seguridad del servicio y prevenir el fraude, siempre que no prevalezcan tus derechos.
Con quién compartimos
No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios. Los compartimos únicamente con:
- Proveedores de infraestructura que alojan el servicio, bajo contrato de encargo y con obligación de confidencialidad.
- Proveedores de servicios auxiliares (envío de correo transaccional, pasarela de SMS, mensajería), limitados a lo necesario.
- El cliente corporativo que contrató el servicio, cuando los datos corresponden a su operación.
- Autoridades competentes, cuando medie orden judicial o requerimiento legal válido.
El listado actualizado de encargados está disponible en la página de subencargados enlazada al final de este documento.
Cuánto tiempo conservamos los datos
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Datos de cuenta | Mientras la cuenta esté activa y hasta 30 días después de su eliminación |
| Posiciones y telemetría | El período contratado por el cliente; por defecto, 12 meses |
| Multimedia (fotos, firmas, video) | El período contratado; por defecto, 6 meses |
| Registros de acceso y auditoría | 24 meses, por razones de seguridad |
| Documentos contables y tributarios | El plazo que exige la ley colombiana |
| Respaldos | Hasta 90 días, tras lo cual se sobrescriben |
Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.
Tus derechos
Como titular de los datos puedes, en cualquier momento:
- Conocer qué datos tuyos tratamos y cómo.
- Actualizar y rectificar los datos inexactos o incompletos.
- Solicitar la supresión de tus datos y la eliminación de tu cuenta.
- Revocar la autorización que nos hayas dado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Oponerte a determinados tratamientos.
- Solicitar la portabilidad de tus datos en formato abierto.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que vulneramos tus derechos.
Para ejercerlos escribe a info@adnvortex.com indicando tu nombre, el derecho que ejerces y un medio de contacto. Respondemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la Ley 1581 de 2012.
Si tus datos están en el espacio de un cliente nuestro, trasladaremos la solicitud a ese cliente, que es el responsable, y te lo informaremos.
Eliminación de la cuenta
Puedes solicitar la eliminación permanente de tu cuenta y de los datos asociados en cualquier momento, sin necesidad de iniciar sesión. El procedimiento, los plazos y qué se conserva por obligación legal están detallados en la página de eliminación de cuenta.
Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recogemos de forma consciente datos de menores de 14 años. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de quien ejerce la patria potestad, los eliminamos.
Si crees que un menor nos ha facilitado datos, escríbenos a info@adnvortex.com y procederemos a eliminarlos.
Transferencias internacionales
Parte de la infraestructura que usamos puede estar ubicada fuera de Colombia. Cuando eso ocurre, exigimos al proveedor garantías de protección equivalentes a las de la normativa colombiana y, cuando aplica el RGPD, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol, autenticación en dos pasos para el equipo interno, registro de auditoría y respaldos con prueba periódica de restauración.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo notificaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando la ley lo exija.
Cambios a esta política
Podemos actualizar este documento. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección con su fecha de actualización y, cuando el cambio sea sustancial, te lo notificaremos por correo o dentro del producto.